L'uso sempre più frequente della posta elettronica, in sostituzione dei tradizionali mezzi di trasmissione dei documenti (posta, fax, corriere), pone la necessità di disporre di un sistema affidabile, sicuro e coerente con le norme previste sulla documentazione amministrativa.

Il sistema Legalmail è la soluzione InfoCamere per la posta elettronica con valore legale che Intred mette a disposizione dei propri clienti.
Legalmail è stata realizzata per:

• garantire l'identificazione certa del mittente


• garantire l'integrità e la confidenzialità del messaggio


• certificare l'avvenuto recapito dello stesso: in questo modo i messaggi di posta elettronica certificata equivalgono alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

• Accesso sicuro alla propria casella di posta elettronica da qualsiasi postazione Internet.
• Possibilità di firmare e crittografare un messaggio utilizzando l’interfaccia web


• Ricevute di accettazione e di consegna che forniscono le attestazioni del momento di invio, del momento della consegna e del contenuto del messaggio consegnato.
• 100 MB di spazio a casella
• Possibilità di richiedere personalizzazioni dei domini.

La posta elettronica certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione. Queste caratteristiche particolari sono state inizialmente stabilite nel 2003 da due documenti presenti sul sito del CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione):

• le Linee Guida della posta certificata
• l'Allegato Tecnico della posta certificata

I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole sono finalizzate a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.
Nel 2005 viene emanato il Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, specifico sulla PEC. Nel sito del CNIPA è presente una intera sezione dedicata alla posta elettronica certificata (PEC). Qui sono presenti anche le bozze dei prossimi provvedimenti, previsti dal DPR 68/2005.

Utilizzo della PEC

• Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni; si veda, a tal proposito, la sezione riguardante gli aspetti normativi. In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: questo sito permette di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A., fornisce varie informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.
• L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti settori diversi dalla P.A. Lo schema di DPR approvato dal Consiglio dei Ministri del 28 gennaio 2005 intende favorire questa tendenza prevedendo l'utilizzo della PEC anche tra soggetti privati.
  

La trasmissione vene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per alcuni anni e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta.

Accesso e identificazione
L'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi; Legalmail offre colloqui di tipo:

- https, per webmail
- smtps
- smtp starttls
- pop3s
- imaps

La maggior parte degli strumenti di posta più diffusi sono già in grado da tempo di gestire questi protocolli
L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali: Legalmail offre entrambe le possibilità.
Falsificazione di identità: Legalmail assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella "from") solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità.

Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo, leggibile, sia in formato xml, più facilmente elaborabile

Integrità del messaggio
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.

Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio email, firmato dal gestore stesso che attesta:
- la consegna
- data e ora di consegna
- contenuto consegnato
Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

Normativa
Di seguito sono riportati alcuni riferimenti (norme / direttive / documenti) sulla posta certificata, utili a ricostruirne il fondamento normativo e gli sviluppi successivi:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
• Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68
• Codice dell'Amministrazione Digitale
• Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee e Posta Elettronica Certificata (Centro Tecnico della RUPA)
• Direttiva sulla trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002)
• Decreto "Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi"
  (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 14 Ottobre 2003)
• Direttiva per l'impiego della Posta Elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 27 novembre 2003)
• Direttiva Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004. (Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 18 dicembre 2003)